Phần 1. Tạo bài trình diễn PowerPoint

1.1. Mở Microsoft PowerPoint

Từ cửa sổ Windows | chọn Start | chọn All Programs | chọn Microsoft Office | chọn Microsoft Office PowerPoint 2007

1.2. Tạo slide tựa đề (Title slide)

Slide tựa đề thông thường là slide đầu tiên của bài thuyết trình, slide tựa đề thường chứa các thông tin về tựa đề của bài thuyết trình, thông tin tác giả, ngày tháng, ... Ngoài ra, chúng ta có thể thêm logo công ty vào slide tựa đề. Tuy nhiên lưu ý là không nên đưa quá nhiều nội dung vào slide tựa đề.

Từ slide trống, nhấn chuột vào vùng chữ Click to add title để nhập tựa đề cho slide

Dấu nhắc sẽ nhấp nháy như hình dưới:

Bạn hãy nhập tựa đề cho slide là Let's Go to the Movies!

Nhấp chuột vào vùng Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ, thông thường đây là các diễn giải về nội dung chi tiết cho tựa đề

Nhập vào cụm từ Lights! Camera! Action!

Nhấp chuột vào vùng trống bên ngoài các Textbox để hoàn tất việc nhập văn bản cho tựa đề và tựa đề phụ.

Sau khi hoàn tất bước trên các bạn sẽ nhận được kết quả như thế này:

1.3. Lưu bài thuyết trình

Nhấn nút Save () trên thanh Tựa đề (Title Bar) của cửa sổ PowerPoint để lưu bài đang soạn thảo.

Cửa sổ Save As xuất hiện, bạn chọn New Folder để tạo thư mục mới lưu trữ bài thuyết trình. Bạn cũng có thể chọn một thư mục có sẵn nào đó trên máy để lưu.

Nếu bạn nhấn nút tạo thư mục mới, khi đó bạn hãy đặt tên cho thư mục này, ví dụ thư mục đặt tên là: PowerPoint Practice Files

Sau khi nhập tên cho thư mục bạn hãy nhấn Enter để hoàn tất. Khi đó tại Save in sẽ xuất hiện tên thư mục bạn vừa tạo để lưu tập tin:

Tại hộp File Name bạn nhập vào tên tập tin là: Movies (tất nhiên bạn có thể đặt tên khác tùy ý). Bạn hãy chọn kiểu tập tin tại Save as type là PowerPoint Presentation.

Sau đó nhấn nút  để ra lệnh lưu tập tin

Khi đó tên của tập tin thuyết trình Movies mà bạn vừa đặt sẽ xuất hiện phía trên thanh Ribbon của cửa sổ chương trình PowerPoint.

1.4. Chèn slide mới

Để chèn thêm một slide mới vào bài thuyết trình, từ thanh Ribbon | ngăn Home | nhấn vào nút New Slide.

Danh mục các kiểu slide xuất hiện, bạn hãy chọn vào một kiểu Layout phù hợp, ví dụ ở đây hãy chọn vào kiểu Two Content. Nghĩa là slide mới này sẽ có 3 khung nhập liệu vào: 1 khung nhập tựa đề slide, và 2 khung nhập nội dung báo cáo của slide.

Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là: Types of Movies

Nhấp chuột vào khung bên trái tại chữ Click to add text, sau đó nhập vào: Comedies

Nhấn phím ENTER xuống dòng, khi đó slide giống như hình sau:

 

Nhập tiếp nội dung cho slide ở khung bên trái giống như hình dưới, dùng phím Enter để xuống dòng.

Nhấp chuột vào nút () để lưu kết quả làm việc lại.

1.5. Chèn hình vào slide

Ở phần trước chúng ta đã học các chèn slide mới và nhập nội dung vào khung bên trái của slide, ở phần này chúng ta sẽ chèn một hình minh họa vào khung bên phải.

Nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture from File

Cử sổ Insert Picture xuất hiện, bạn hãy tìm đến thư mục lưu trữ hình trên máy của mình và nhấp chuột chọn một hình nào đó, sau đó nhấn nút Insert để chèn hình vào Slide.

Để giống các minh họa ở phần này các bạn có thể tải các hình ở tập tin đính kèm bài viết!

Khi hình đã chèn vào slide, các bạn chọn hình cho xuất hiện 8 ô vuông nhỏ xung quanh hình, đưa chuột vào ô ở 1 góc nào đó và giữ trái chuột kéo ra phía ngoài hình để phóng to hình. Bạn có thể dùng chuột để di chuyển hình đến vị trí mong muốn trong slide.

1.6. Đưa hình sưu tầm vào trình quản lý hình Microsoft Clip Organizer

Khi lang lang Internet và thấy những hình hay, ngộ nghĩnh có thể cần cho công việc của mình, chúng ta thường lưu những hình này vào máy để sử dụng sau này. Trong bộ Office khi cài đặt đầy đủ sẽ có trình quản lý hình cũng khá tiện dụng đó là Microsoft Clip Organizer. Trong bài này chúng ta sẽ học cách tạo một album hình trong phần mềm này để khi cần chèn vào sẽ chèn vào slide, một cách nhanh chóng.

Để gọi Microsoft Clip Organizer ra thì chúng ta làm 1 trong 2 cách sau:

Từ slide đang mở ở phần trước, thay vì nhấn Insert Picture from File thì bạn hãy nhấn vào nút Clip Art 

Khung Clip Art sẽ xuất hiện phía bên phải cửa sổ PowerPoint, bạn hãy nhấp chọn Organize clips... để gọi chương trình Microsoft Clip Organizer

Ngoải ra bạn có thể gọi Microsoft Clip Organizer thông qua Start | All Programs | Microsoft Office | Microsoft Office Tools | chọnMicrosoft Clip Organizer.

Cửa sổ Microsoft Clip Organizer xuất hiện như hình sau:

Vào File | chọn New Collection... và đặt tên cho Album mới là GPE

Chọn Album vừa tạo, sau đó vào File | Add Clips to Organizer | chọn On My Own...

Chọn các hình cần chèn vào Album, sau đó nhấn nút Add

Kết quả như hình sau:

1.7. Chèn hình từ Clip Art vào slide

Từ slide hiện hành của bài trước, chúng ta sẽ chèn thêm một hình có tên "projector" vào. Hình này đang lưu trong Microsoft Clip Organizer.

Vào thanh Ribbon | chọn ngăn Insert | chọn Clip Art

Một ngăn Clip Art xuất hiện bên phải của sổ, tại ô Search for bạn nhập vào từ projector và nhấn nút  để tìm.

Ghi chú: Nếu cửa sổ cảnh báo xuất hiện thì nhấn nút 

Kích chuột hai lần vào hình projector.jpg

Sắp xếp các hình và chỉnh độ lớn nhỏ nếu cần, kết quả như hình sau:

Lưu kết quả lại bằng cách nhấn nút .

1.8. Chèn nhạc vào slide

Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn nhạc mp3 hay wma vào slide vì chất lượng chấp nhận được và dung lượng nhỏ.

Nhạc các bạn có thể tải về từ các trang như: http://music.sky.vn/#Home hay http://nhacso.net/Music/

Từ slide hiện hành của bài trước chúng ta sẽ chèn một bản nhạc vào đó, bạn vào Ribbon | chọn Insert | chọn Sound

Chọn tập tin nhạc sau đó nhấn OK để chèn vào Slide

Một hộp thoại xuất hiện hỏi bạn có muốn bản nhạc này sẽ tự động phát khi trình chiếu đến slide này hay phải chờ lệnh nhấp chuột. Bạn chọn Automatically

Một biểu tượng hình loa xuất hiện trên slide đại diện cho tập tin nhạc, bạn hãy di chuyển nó vào góc của slide. Kết quả như slide sau

Lưu kết quả lại.

1.9. Chèn đoạn phim vào slide

Bài này chúng ta sẽ chèn thêm một slide mới, slide này chỉ cần có 2 phần đó là tựa đề và phần nội dung. Để chèn slide mới (xem lại bài 1.4) bạn vào Ribbon | chọn ngăn Home | chọn New Slide | chọn kiểu slide là "Title and Content"

Nhấp chuột vào nút Insert Media Clip trong phần nội dung

Chọn đoạn Video Clip cần chèn vào slide, ví dụ như chọn chocol.mpg và nhấp nút OK

Khi hộp thông báo hiện lên, bạn chọn Automatically hoặc When Clicked tuỳ ý

Nhập tựa đề cho slide là "Video clips" và kéo to vùng hiển thị cho Video Clip

1.10. Chèn bảng biểu vào slide

Các bài trên đã hướng dẫn cách chèn hình ảnh, nhạc, phim vào slide. Bài này sẽ hướng dẫn các bạn cách chèn bảng biểu vào slide.

Chèn một slide mới vào bài thuyết trình, slide này bao gồm một tựa đề và nội dung bên dưới là một bảng biểu nhằm liệt kê một số thông tin liên quan đến chủ đề trình bày. Bạn vào Ribbon | chọn ngăn Home | chọn New Slide | chọn kiểu Title and Content

Vùng tựa đề bạn nhập vào Famous Examples

Tại phần nội dung, bạn nhấp vào nút  để chèn bảng biểu vào slide

Hộp thoại Insert Table xuất hiện, bạn nhập vào số: 4 trong hộp Number of columns (nghĩa là bảng sẽ có 4 cột).

Nhập tiếp số: 2 trong hộp Number of rows (nghĩa là bảng sẽ có 2 dòng).

Nhấp nút  để đồng ý tạo bảng 4 cột 2 dòng.

Bạn hãy nhập nội dung như hình sau vào bảng vừa tạo

Trong thực tế, khi làm báo cáo thuyết trình chúng ta thường có sẵn các bảng biểu trong Word hoặc Excel. Chúng ta có thể chép các bảng đó vào PowerPoint mà không cần phải nhập lại. 

1.11. Chèn biểu đồ vào slide

Bài này chúng ta sẽ chèn thêm một slide mới vào, slide này có 3 phần: Tựa đề slide, một biểu đồ và một đoạn văn bản. Bạn vào Ribbon | chọn ngăn Home | chọn New Slide | chọn kiểu slide là Two Content.

Nhập tựa đề cho slide là: Favorite Movies Survey

Tại khung bên trái, nhấp chuột vào nút Insert Chart để chèn đồ thị

Hộp thoại Insert Chart xuất hiện | chọn kiểu đồ thị là Stacked Column in 3D, sau đó nhấn nút .

Khi cửa sổ bảng tính xuất hiện hãy xoá tất cả các dữ liệu có sẵn trong bảng vào nhập vào thông tin như bảng sau:

Đóng cửa sổ bảng tính lại

Lúc đó đồ thị từ số liệu bạn vừa nhập sẽ xuất hiện trên slide như hình sau:

Nhấp chuột vào khung bên phải để nhập văn bản vào.

Nhập vào đoạn văn bản sau: Which types of movies do men and women prefer?

Lưu kết quả làm việc lại!

1.12. Chèn SmartArt vào slide

Bài này chúng ta sẽ học cách chèn một sơ đồ hình cây vào bài thuyết trình. Trước tiên chúng ta sẽ chèn slide mới bằng cách vàoRibbon | Home | New Slide | chọn kiểu Title and Content.

Nhập tựa đề vào cho slide là: Oscars, 79th Academy Awards (Giải Oscar lần thứ 79)

Nhấp chuột vào nút Insert SmartArt Graphic

Cửa sổ SmartArt Graphic xuất hiện. Chọn nhóm kiểu là Hierarchy | chọn kiểu Organization Chart | nhấp Ok để chèn vào slide.

Một sơ đồ cây như hình dưới, bạn chọn hộp trên cùng của sơ đồ và nhập vào nội dung sau: Fearture Films (Thể loại phim)

Chọn hộp được khoanh vòng tròn như hình dưới và nhấn phím Delete để xoá bỏ.

Chọn hộp đầu tiên ở cấp 2 của sơ đồ cây (xem hình dưới), sau đó vào Ribbon | SmartArt Tools | Add Shape | chọn Add Shape Below để chèn thêm một Textbox bên dưới cấp đang chọn.

Chọn lại hộp đầu tiên ở cấp 2 của sơ đồ cây (xem hình dưới) và vào Ribbon | SmartArt Tools | Add Shape | chọn Add Shape Belowđể chèn thêm một Textbox bên dưới cấp đang chọn.

Làm tương tự và chèn vào các Textbox sau cho kết quả như hình sau

Nhập nội dung vào cho các Textbox, và kết quả cuối cùng như hình sau:

Theo Vforum.vn