Phần 2. Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài trình diễn Powerpoint ~ Giấy Xương Giang- IMEXCO Bắc Giang

Trong phần một chúng ta đã đi qua các bước cần thiết để xây dựng một bài báo cáo có nhiều loại thành phần khác nhau như văn bản, hình ảnh, sơ đồ, đồ thị, bảng biểu, âm thanh, đoạn phim... Trong phần này chúng ta sẽ tiến hành việc tuỳ biến và hiệu chỉnh bài báo cáo sao cho linh hoạt vào đẹp mắt với các kiểu chữ, màu sắc, hình ảnh nền... bằng cách áp dụng các mẫu định dạng có sẵn đi kèm theo trong bộ Office hoặc lấy từ Internet.

2.1. Áp dụng các mẫu định dạng có sẵn (Design templates)

Đây là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn kèm theo trong bộ Office hoặc do chúng ta lấy từ Internet. Các mẫu này rất đa dạng được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế.

Ngoài các mẫu có sẵn trong bộ Office (cài đặt đầy đủ bộ Office mới có), các bạn có thể tải các mẫu mới tại:

http://office.microsoft.com/en-us/te...s/default.aspx

http://powerbacks.com/

http://www.presentationhelper.co.uk/

...

Để bắt đầu bài hôm nay các bạn hãy mở lại tập tin thực hành ở các bài của phần 1

Nhấp chọn vào ngăn Design trên thanh Ribbon

Chọn kiểu Flow như trong hình dưới

Nhấp chuột vào nút Colors để chọn tiếp tông màu cho bài báo cáo

Các nhóm màu sẽ hiện lên như hình dưới, bạn hãy chọn một tông mày ưng ý nhất

Ví dụ ở đây là chọn kiểu Technic

Nhấn nút Save (

) lưu bài lại.

2.2. Hiệu chỉnh Master Slides

Khi làm việc với PowerPoint mà không biết đến các Master Slide thì quả là một thiếu sót nghiêm trọng. Các Master Slide giúp chúng ta thực hiện được rất nhiều việc về định dạng, áp dụng hiệu ứng, chèn hình nền, ... một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài này sẽ trình bày một số thao tác với Master Slide

Mở bài làm ở các phần trước ra và nhấp vào ngăn View từ thanh Ribbon | chọn Slide Master.

Trong khung Slides (xem hình khoanh đỏ), chọn slide trên cùng.

Chọn vùng tựa đề của Slide Master "Click to edit Master title style"

Chọn ngăn Home | chọn tiếp nút I để định dạng tựa đề thanh chữ in nghiên

Chọn hộp Footer và nhập tên của bạn vào

Chúng ta muốn chèn thêm một hình ảnh từ Clip Art vào Slide Master thì làm như sau:

Nhấp ngăn Insert và chọn Clip Art trên thanh Ribbon. Tại ô Search for nhập vào chữ: "film" để tìm hình có tên film chèn vào Slide Master và nhấp nút Go để tìm

Nhấp chuột 2 lần lên hình tìm được để chèn vào Slide Master, sau đó thu nhỏ kích thước hình lại

Di chuyển hình vào góc dưới bên phải (xem hình dưới)

Chọn ngăn Slide Master và chọn Close Master View từ thanh Ribbon để thoát khỏi chế độ Slide Master.

Vào ngăn View và chọn Slide Sorterđể xem kết quả. Khi đó mỗi slide đều có tựa đề in nghiên và có hình chèn ở góc dưới bên phải.

Lưu kết quả lại

2.3. Sắp xếp bài trình diễn

Bạn có thể sắp xếp thứ tự các slide trong bài trình diễn bất kỳ khi nào bạn muốn. Để thực hiện hãy làm theo các bước sau:

Nhấp chuột vào nút

trên thanh trạng thái ở cuối cửa sồ PowerPoint.

Chọn các slide cần di chuyển (muốn chọn nhiều slide cùng lúc thì nhấn và giữ phím ALT hoặc CTRL khi nhấm chuột lên các slide).

Khéo chuột sang vị trí mới khi mà xuất hiện đường kẽ đứng thì thả trái chuột, các slide được chọn sẽ được di chuyển đến vị trí mới.

Nhấn nút Save để lưu kết quả lại.

2.4. Định dạng văn bản (Text)

Khi bạn muốn định dạng lại văn bản trên một slide nào đó (muốn định dạng văn bản trên tất cả các slide thì vào chế độ Slide Master định dạng) thì làm theo các gợi ý sau:

Chọn slide cần định dạng, quét chọn vùng văn bản cần định dạng (xem hình)

Trên thanh Ribbon nhấp vào nút chữ A lớn để tăng kích thước chữ hoặc nhấn vào nút chữ A nhỏ để giảm kích thước chữ.

Kích thước chữ sẽ lớn hơn sau khi nhấn nút chữ A lớn

Nhấp chuột ra ngoài vùng trống trên slide để bỏ chọn vùng văn bản.

Nhấp chuột 2 lần vào chữ Comedies để chọn nó

Nhấp nút chữ B đậm trên thanh công cụ để định dạng chữ đậm

Nhấp nút mũi tên hướng xuống bên cạnh hộp Font Size và chọn 40

Nhấp chuột vào nút mũi tên hướng xuống tại hộp Font, sau đó chọn Font chữ là Impact

Muốn sao chép định dạng cho các văn bản khác thì bạn hãy nhấp chuột vào nút hình "cây cọ vẽ" Format Painter trên thanh công cụ (lưu ý lúc này dòng văn bản Comedies vẫn đang được chọn).

Kéo chuột vào vùng văn bản cần áp dụng định dạng là các từ Dramas, Action, và Animations. Kết quả sau khi sao chép định dạng của từ Comedies cho các từ Dramas, Action, và Animations như hình sau:

Nhấn nút Save trên thanh công cụ để lưu kết quả lại.

2.5. Định dạng hình ảnh (Picture)

Phần này trình bày một số thao tác thường gặp đối với hình ảnh trong bài trình diễn như: xoay hình, di chuyển hình, thay đổi kích thước hình, cắt tỉa hình.

Xoay hình (Rotate)

Nhấp chuột chọn hình cần xoay

Nhấp chuột vào nút nắm tròn màu xanh ở bên trên của hình, khi đó con trỏ sẽ biến thành hình một vòng tròn xoay (xem hình):

Giữ trái chuột và kéo theo hướng ngược chiều kim đồng hồ (xem hình)

Kết quả xoay như hình sau:

Xoay hình lại về đúng vị trí của nó (xem hình)

Cắt tỉa hình (Crop)

Chọn hình cần cắt tỉa, sau đó nhấp chuột vào ngăn Format trên thanh Ribbon và chọn nút Crop

Nhấp chuột vào cạnh bên dưới của hình và kéo lên trên, kết quả như hình sau:

Nhấp chuột vào cạnh bên dưới của hình và kéo hướng xuống để trả hình về hình dáng ban đầu, kết quả như hình sau:

Nhấn nút Save để lưu kết quả lại.

Thay đổi kích thước hình (Resize)

Chọn hình cần thay đổi kích thước, sau đó dùng chuột chọn vào nút nắm tròn ở góc trêb bên phải của hình. Khi đó, con trỏ biến thành mũi tên 2 chiều.

Kéo chuột hướng ra phía ngoài hình sẽ phóng to hình, ngược lại sẽ thu nhỏ hình. (Bạn có thể kết hợp thêm phím ALT, SHIFT hoặc CTRL khi phóng to hay thu hình --> thực hành sẽ thấy công dụng